Кадровая документация необходима как для расчётов работников бухгалтерии, так и для работы отдела кадров. Её необходимо вести в соответствие с порядком, установленным законом, так как к вам может придти налоговая или трудовая инспекция с проверкой. Исправление и выявление нарушений, проверка соответствия кадровой документации нормам законодательства и других актов РФ, предотвращение нежелательных последствий допущенных нарушений – на всё это направлен аудит кадрового делопроизводства. Если возникает необходимость в оценке степени соответствия состояния кадровой документации в данный период времени требуемым нормам, знайте, что аудит можно проводит в какое вам угодно время. Но существуют случаи, в которых аудит кадрового делопроизводства необходимо провести, для устранения вопросов в будущем.

Для проведения аудита в состав специалистов можно включать юриста и даже начальника отдела кадров. Если недавно произошла смена человека, несущего ответственность за ведение документооборота, то в комиссии могут одновременно оказаться «старый» и «новоиспеченный» сотрудники. В этом случае необходимо составлять акт приема – передачи дел и отметить в нем обнаруженные ошибки и проверенные документы. Так же к нему прилагаются перечень трудовых книжек, журналов по учету кадров и личных дел.

Аудит кадрового делопроизводства состоит из нескольких частей. В начале, необходимо определить то, зачем аудит проводится (то есть его цели и задачи), после нужно сформировать комиссию, определить, сколько времени займет вся процедура, затем издать приказ о его непосредственном проведении. После чего нужно определиться с тем, какие документы будут подвергнуты проверке. Трудовые книжки, трудовые договоры, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, приказы по л/с, личные карточки и дела сотрудников и локальные нормативные акты – подлежат проверке в обязательном порядке. Существует ещё огромное количество таких «обязательных» документов. Систематизации информации по учету кадров стоит уделить особое внимание.

Если вы определили перечень всех необходимых документов для учета, пора проводить сверку документов, это включает в себя сопоставление как имеющихся, так  и требуемых в учреждении документов.  После этого проверяется то, насколько качественно составлены имеющиеся документы, по отношению к требованиям законодательства. Необходимо проверять на всех документах наличие виз согласования, регистрационных номеров, подписей и отметок об исполнении. Что касается трудовых книжек, необходимо сверять, зарегистрированы ли они все в книге учета движения трудовых книжек. Не стоит забывать, что в трудовых книжках не может быть ни подчисток, ни помарок, и их, вместе с вкладышами необходимо хранить в несгораемом сейфе.

Аудит кадрового делопроизводства завершается тем, что оформляется отчет о его проведении, составляющийся разработанной предприятием формой. Там нужно отразить данные о тех недочетах, которые были выявлены, а так же о мерах по их устранению. В конце необходимо установить то, насколько достигнуты цели аудита.

Так же проведение аудита можно поручать, оказывающим подобные услуги, компаниям. В них работают люди, которые специально обучены, и смогут провести комплексную проверку. По её результатам вам будет представлен отчет, в котором будут указаны выявленные нарушения, и их возможные последствия. Так же вы не останетесь без рекомендаций, которые помогут вам устранить выявленные ошибки. Единственный минус подобной услуги – это высокая стоимость.